Il progetto
Il Congresso della Società Chimica Italiana SCI 2024 – è uno degli appuntamenti più importanti per la comunità scientifica nel campo della chimica in Italia. Il XXVIII Congresso SCI, previsto dal 26 al 30 agosto 2024 presso il centro congressi Allianz Mi.Co., ha rappresentato un punto di incontro per 2.500 partecipanti tra cui ricercatori, professionisti e accademici provenienti da tutto il mondo, creando opportunità di confronto e scambio di idee sui temi più attuali della chimica.
Un evento di tale portata ha richiesto una pianificazione meticolosa, gestione impeccabile e il coinvolgimento di esperti nell’organizzazione di eventi. Promoest Srl, con la sua esperienza pluriennale nel settore, è stata selezionata per curare tutti gli aspetti logistici, assicurando il successo dell’evento.
Sfide e obiettivi
Organizzare un congresso scientifico come il SCI 2024 non è solo una questione di logistica, ma implica la creazione di un ambiente che favorisca il networking e lo scambio di idee tra i partecipanti. L’obiettivo era quello di assicurare la riuscita di una serie di conferenze, workshop e poster session, facilitando l’interazione tra università, centri di ricerca e il settore industriale della chimica. Promoest è stata coinvolta in ogni fase del processo, dalla pianificazione iniziale fino alla conclusione dell’evento, assicurando che tutti gli aspetti logistici fossero gestiti con la massima efficienza.
Pianificazione e organizzazione
Promoest Srl ha svolto un ruolo fondamentale fin dalle prime fasi di pianificazione. Dopo aver collaborato con la Società Chimica Italiana per delineare gli obiettivi e i requisiti dell’evento, il nostro team ha selezionato la location più adatta, tenendo conto di criteri quali accessibilità, capienza e servizi offerti. La scelta della sede ha giocato un ruolo chiave per garantire un’accoglienza ottimale per 2.500 partecipanti, suddivisi in 18 sale per le sessioni scientifiche parallele.
È stato implementato un sistema di gestione delle iscrizioni altamente efficiente e completamente digitalizzato. Attraverso una piattaforma online dedicata, i partecipanti hanno potuto iscriversi con facilità, ricevendo tutte le informazioni necessarie in modo tempestivo. Promoest ha fornito anche supporto personalizzato, rispondendo prontamente a qualsiasi domanda o esigenza dei partecipanti, garantendo così un’esperienza di registrazione fluida.
Pianificazione e organizzazione
Promoest Srl ha svolto un ruolo fondamentale fin dalle prime fasi di pianificazione. Dopo aver collaborato con la Società Chimica Italiana per delineare gli obiettivi e i requisiti dell’evento, il nostro team ha selezionato la location più adatta, tenendo conto di criteri quali accessibilità, capienza e servizi offerti. La scelta della sede ha giocato un ruolo chiave per garantire un’accoglienza ottimale per 2.500 partecipanti, suddivisi in 18 sale per le sessioni scientifiche parallele.
È stato implementato un sistema di gestione delle iscrizioni altamente efficiente e completamente digitalizzato. Attraverso una piattaforma online dedicata, i partecipanti hanno potuto iscriversi con facilità, ricevendo tutte le informazioni necessarie in modo tempestivo. Promoest ha fornito anche supporto personalizzato, rispondendo prontamente a qualsiasi domanda o esigenza dei partecipanti, garantendo così un’esperienza di registrazione fluida.
Un altro aspetto fondamentale del congresso è stata la gestione degli sponsor e degli espositori. Abbiamo creato un’area espositiva strategica, favorendo il flusso dei partecipanti e assicurando che ogni sponsor avesse la giusta visibilità. La stretta collaborazione con gli sponsor ha garantito che ogni esigenza fosse soddisfatta, permettendo loro di trarre il massimo vantaggio dalla partecipazione all’evento.
Risultati
Il Congresso SCI 2024 è stato un successo sotto ogni punto di vista. Promoest ha saputo coordinare ogni fase con grande professionalità, garantendo un’esperienza positiva per i 2.500 partecipanti, gli oltre 40 Espositori e tutti gli organizzatori. La gestione fluida dei flussi di persone, la perfetta organizzazione delle oltre 700 sessioni scientifiche e dei 1.000 poster esposti, nonché il feedback estremamente positivo ricevuto dai partecipanti dimostrano l’importanza di un approccio integrato e ben strutturato.
Grazie al nostro impegno per la sostenibilità, siamo riusciti a ridurre significativamente l’impatto ambientale dell’evento, dimostrando che è possibile conciliare l’efficienza organizzativa con il rispetto per l’ambiente.
